Внедряем системы электронного документооборота для малого и среднего бизнеса в Казахстане. От аудита до полного запуска за три месяца.
Документы циркулируют по офису в папках, собирая подписи руководителей. Процесс занимает дни, а иногда и недели.
Важные договоры отправляются через WhatsApp, теряются в переписке, нет контроля версий и истории изменений.
Нужный файл ищется часами в папках на компьютерах сотрудников или в архивах. Никто не знает, где актуальная версия.
Сотрудники тратят рабочие часы на рутинные операции вместо задач, которые приносят бизнесу реальную пользу.
Мы помогаем компаниям перейти на современные системы электронного документооборота, которые уже работают на рынке Казахстана.
Документы подписываются онлайн с любого устройства. ЭЦП имеет юридическую силу согласно законодательству РК.
Документ автоматически отправляется нужным людям в правильной последовательности. Система напоминает о сроках.
Любой документ находится за секунды по названию, дате, автору или содержанию. Вся история изменений сохранена.
Изучаем, как сейчас работают документы в вашей компании. Какие процессы занимают больше всего времени, где теряются документы, какие операции повторяются вручную.
Подбираем систему из доступных на рынке Казахстана решений. Учитываем размер компании, специфику процессов и бюджет. Не привязываем к одному вендору.
Настраиваем маршруты согласования, права доступа, шаблоны документов. Обучаем сотрудников работе с системой. Сопровождаем первые три месяца эксплуатации.
Анализируем, как сейчас движутся документы в компании. Выявляем узкие места и операции, которые можно автоматизировать.
Помогаем выбрать платформу из решений, доступных на рынке РК. Учитываем особенности вашего бизнеса и бюджет.
Создаем автоматические маршруты согласования документов. Настраиваем права доступа и уведомления для сотрудников.
Проводим обучение для всех сотрудников, которые будут работать с системой. Готовим инструкции и справочные материалы.
Поддерживаем работу системы первые три месяца. Отвечаем на вопросы, помогаем решать проблемы, корректируем настройки.
Переносим существующие документы в новую систему. Сохраняем структуру папок и историю, которая важна для работы.
Документы согласуются в разы быстрее. Не нужно ждать, пока бумаги обойдут всех руководителей. Решения принимаются оперативно.
Документы хранятся в защищенной системе с резервным копированием. Доступ получают только уполномоченные сотрудники.
Видно, на каком этапе находится каждый документ, кто и когда его подписал. Полная история всех действий.
Сотрудники работают с документами с компьютера, планшета или телефона. Не нужно быть в офисе для подписания.
Мы не создаем системы с нуля. Работаем с проверенными решениями, которые уже используются компаниями в Казахстане. Это снижает риски и ускоряет запуск.
Помогаем выбрать платформу, которая подходит именно вам. Если в будущем потребуется переход на другую систему, мы поможем с миграцией.
Технология — это инструмент. Главное — правильно выстроить бизнес-процессы. Мы помогаем оптимизировать работу, а не просто установить программу.
Первые месяцы работы с новой системой — самые важные. Мы остаемся рядом, помогаем адаптироваться и решаем возникающие вопросы.
Зависит от размера компании и сложности процессов. Обычно от аудита до полного запуска проходит от 4 до 12 недель. Мы составляем детальный план на старте проекта.
Нет, большинство систем работают через браузер. Достаточно обычных компьютеров и интернета. Для электронных подписей понадобятся токены ЭЦП, но это небольшие затраты.
Новые документы создаются в цифровом виде. Существующие бумажные архивы можно оставить как есть или постепенно оцифровать по мере необходимости.
Современные системы интуитивно понятны. Мы проводим обучение и готовим инструкции. Обычно сотрудники начинают уверенно работать через неделю.
Выбор зависит от специфики бизнеса. Работаем с решениями, доступными на рынке Казахстана. После аудита предлагаем несколько вариантов с объяснением плюсов и минусов каждого.
Да, электронная цифровая подпись признается законодательством Казахстана и имеет такую же юридическую силу, как собственноручная подпись на бумаге.
Проведем бесплатную консультацию, оценим текущие процессы и расскажем, как электронный документооборот может помочь вашей компании.
Связаться с нами