Подробное описание процесса внедрения системы электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота — это структурированный процесс, который обычно занимает от двух до четырех месяцев. Точные сроки зависят от размера компании, сложности процессов и выбранной платформы.
Ниже мы подробно описываем каждый этап работы, чтобы вы понимали, что будет происходить, какое участие потребуется от вашей команды и какие результаты вы получите.
Первая встреча — это знакомство и обсуждение вашей ситуации. Мы слушаем о проблемах, которые вы хотите решить, задаем вопросы о текущих процессах и обсуждаем ожидания от проекта.
Нужно присутствие руководителя или лица, принимающего решения. Полезно, если на встрече будут сотрудники, которые хорошо знают документооборот компании.
Вы получаете общее понимание возможностей автоматизации и примерную оценку объема работ. Мы договариваемся о следующих шагах или завершаем общение, если решение не подходит.
Мы детально изучаем, как сейчас работают документы в вашей компании. Проводим интервью с сотрудниками разных отделов, наблюдаем за процессами, изучаем существующие регламенты и инструкции.
Строим карты процессов «как есть», выявляем узкие места, дублирование операций, потери времени. Оцениваем, какие процессы имеет смысл автоматизировать в первую очередь.
Потребуется время ключевых сотрудников для интервью (обычно 1-2 часа на человека). Нужен доступ к документам, регламентам, примерам реальных процессов.
Вы получаете подробный отчет об аудите с картами процессов, выявленными проблемами и рекомендациями по оптимизации. Это основа для дальнейшей работы.
На основе результатов аудита мы анализируем доступные на рынке Казахстана системы документооборота. Сравниваем функционал, стоимость владения, требования к инфраструктуре, сложность внедрения.
Готовим рекомендации с описанием нескольких вариантов. Организуем демонстрации возможностей выбранных систем, чтобы вы могли увидеть, как они работают.
Участие в демонстрациях систем, обсуждение плюсов и минусов каждого варианта, принятие решения о выборе платформы.
Выбрана платформа для внедрения. Подписан договор с вендором (если требуется). Понятны следующие шаги и сроки.
Детально проектируем, как будет работать система в вашей компании. Создаем схемы маршрутов согласования, определяем роли пользователей и права доступа, проектируем структуру документов и папок.
Готовим техническое задание на настройку системы. Планируем интеграции с другими программами, если они нужны.
Согласование маршрутов, утверждение прав доступа, предоставление информации о пользователях и их ролях.
Готовое техническое задание, утвержденные схемы процессов, план настройки системы. Все участники понимают, как будет работать система.
Устанавливаем и настраиваем систему согласно техническому заданию. Создаем маршруты согласования, настраиваем права доступа, загружаем справочники, создаем шаблоны документов.
Проводим тестирование работы системы на реальных примерах документов. Выявляем и исправляем ошибки, дорабатываем настройки.
Предоставление тестовых данных, участие в тестировании, обратная связь по работе системы, утверждение результатов.
Настроенная и протестированная система, готовая к использованию. Все основные процессы работают корректно.
Проводим обучающие сессии для всех сотрудников, которые будут работать с системой. Обучение делим на группы в зависимости от ролей: рядовые пользователи, согласующие лица, администраторы.
Готовим письменные инструкции, записываем видеоуроки, создаем справочные материалы. Формируем группу внутренних администраторов, которые смогут помогать коллегам.
Организация обучающих сессий, обеспечение присутствия сотрудников, предоставление помещения и оборудования для обучения.
Все пользователи прошли обучение и понимают, как работать с системой. Есть инструкции и справочные материалы. Сформирована группа внутренних администраторов.
Запускаем систему в ограниченном режиме: один отдел, один процесс или группа пользователей. Это позволяет проверить работу в реальных условиях без риска для всей компании.
Собираем обратную связь, выявляем проблемы, корректируем настройки. Оцениваем, как люди адаптируются к новой системе.
Работа пилотной группы в новой системе, предоставление обратной связи, решение организационных вопросов.
Система работает в реальных условиях, выявлены и устранены основные проблемы. Принято решение о полном запуске.
После успешного пилота переводим на систему всех пользователей и все процессы. Делаем это постепенно, чтобы не создавать хаос.
Организуем горячую линию для вопросов и проблем. Активно поддерживаем пользователей в первые дни работы.
Информирование сотрудников о переходе, обеспечение перехода на новые процессы, решение организационных вопросов.
Вся компания работает в новой системе. Старые процессы остановлены. Система функционирует в штатном режиме.
Первые три месяца после запуска мы остаемся на связи и помогаем решать возникающие проблемы. Отвечаем на вопросы пользователей, корректируем настройки, помогаем оптимизировать процессы.
Собираем обратную связь, анализируем использование системы, предлагаем улучшения. Помогаем внутренним администраторам освоить управление системой.
Предоставление обратной связи, информирование о проблемах, участие в обсуждении улучшений.
Система работает стабильно, сотрудники уверенно используют ее в работе. Внутренние администраторы могут самостоятельно решать большинство вопросов.
2-4 недели
3-5 недель
3-4 недели
3 месяца
Общая длительность проекта от первой встречи до завершения сопровождения: 5-6 месяцев
Свяжитесь с нами для первой консультации. Обсудим вашу ситуацию и составим предварительный план работы.
Начать обсуждение